11 NGUYÊN TẮC VIẾT EMAIL NHẤT ĐỊNH BẠN PHẢI BIẾT

Trong kỷ nguyên số, email vẫn là một công cụ giao tiếp quan trọng và phổ biến trong môi trường chuyên nghiệp. Dù là email xin việc, trao đổi công việc hay gửi thông tin cho đối tác, cách bạn viết email có thể ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng đầu tiên và hiệu quả truyền đạt. Nắm vững nguyên tắc viết email không chỉ giúp bạn giao tiếp hiệu quả mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và chỉn chu trong công việc. Hãy cùng khám phá 11 nguyên tắc vàng giúp bạn viết email đúng chuẩn, rõ ràng và dễ được phản hồi trong bài viết này nhé!

Vì sao cần nắm vững các nguyên tắc viết email chuyên nghiệp?

Hình ảnh minh họa sử dụng email (Ảnh Internet)

Email là công cụ giao tiếp quan trọng trong công việc và cuộc sống hiện đại. Một email được viết đúng cách không chỉ truyền tải thông tin hiệu quả mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người gửi.

Trong môi trường doanh nghiệp, email thường là phương tiện chính để trao đổi với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng. Việc viết email cẩu thả, thiếu cấu trúc dễ dẫn đến hiểu nhầm, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Ngược lại, một email rõ ràng, đúng chuẩn có thể giúp bạn xây dựng hình ảnh tốt, tạo dựng lòng tin và mở ra nhiều cơ hội phát triển trong sự nghiệp. Đây là lý do tại sao bạn cần trang bị cho mình kỹ năng viết email đúng chuẩn ngay từ hôm nay.

>>> Xem Video: 11 NGUYÊN TẮC VIẾT EMAIL NHẤT ĐỊNH BẠN PHẢI BIẾT
 

11 nguyên tắc viết email chuyên nghiệp bạn cần ghi nhớ

Hình minh họa soạn thảo email (Ảnh Internet)

Viết tiêu đề email rõ ràng, ngắn gọn và đúng trọng tâm

Tiêu đề email là phần đầu tiên người nhận nhìn thấy. Nếu tiêu đề mơ hồ, dài dòng hoặc không liên quan, email dễ bị bỏ qua hoặc rơi vào thư rác.

Tiêu đề nên phản ánh đúng nội dung chính và tuân thủ định dạng nếu được yêu cầu. Ví dụ: “[CHUYÊN VIÊN DỰ ÁN][HOÀNG NAM][1997]”. Trong trường hợp không có quy định, hãy viết ngắn gọn theo cấu trúc: Họ tên – Vị trí – Thời gian.

Một tiêu đề rõ ràng giúp người nhận nhanh chóng hiểu mục đích email, tăng tỷ lệ mở thư và tạo thiện cảm chuyên nghiệp ban đầu.

Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Email đại diện cho hình ảnh cá nhân hoặc thương hiệu của bạn. Tránh dùng email có biệt danh thiếu nghiêm túc như "yeuem199x@..." hay "cuteboy@..."

Nếu làm trong doanh nghiệp, hãy sử dụng email tên miền công ty như hoangnam@kinhte.vn để tăng độ tin cậy. Nếu là freelancer, nên dùng tên thật hoặc tên thương hiệu cá nhân trong địa chỉ email.

Địa chỉ email chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn được đánh giá cao hơn mà còn tăng khả năng phản hồi từ người nhận.

Cân nhắc trước khi dùng "Reply All"

"Reply All" nên được sử dụng một cách chọn lọc. Nếu nội dung bạn phản hồi không liên quan đến tất cả người trong chuỗi email, hãy chỉ chọn "Reply" để tránh làm phiền người khác.

Việc dùng "Reply All" bừa bãi dễ khiến người nhận cảm thấy phiền toái và làm giảm hiệu quả giao tiếp nội bộ.

Chỉ sử dụng khi nội dung thực sự cần chia sẻ cho toàn bộ danh sách để giữ môi trường làm việc chuyên nghiệp và văn minh.

Dùng lời chào chuyên nghiệp và cá nhân hóa

Lời chào là phần đầu của email, cần được viết đúng mực. Hãy tránh các kiểu chào suồng sã như "Hi bạn", "Hey bro", thay vào đó hãy viết: "Chào anh Nam", "Kính gửi bà Lan".

Nếu biết rõ chức danh, hãy ghi cụ thể như: "Kính gửi Trưởng phòng Kinh doanh – Anh Tuấn". Tuyệt đối không được viết sai tên người nhận.

Một lời chào đúng thể hiện sự tôn trọng và là bước đầu giúp email được tiếp nhận thiện chí hơn.

Hạn chế dấu chấm than và thán từ

Dấu chấm than nếu dùng quá nhiều có thể khiến giọng điệu trở nên căng thẳng hoặc thái quá. Email nên giữ ngôn ngữ trung lập, chuyên nghiệp.

Thay vì viết: "Tôi cần file báo cáo NGAY LẬP TỨC!!!", hãy viết: "Mong anh gửi giúp tôi file báo cáo trong hôm nay để kịp tiến độ."

Ngôn từ nhẹ nhàng giúp truyền tải thông điệp mà vẫn giữ sự lịch thiệp trong giao tiếp.

Email không phải là nơi để đùa giỡn

Hài hước trong email có thể dễ gây hiểu nhầm, đặc biệt với những người chưa thân thiết hoặc trong hoàn cảnh nghiêm túc.

Các biểu cảm như "=))", "^^", hay câu đùa ẩn ý dễ khiến người đọc cảm thấy thiếu chuyên nghiệp.

Thay vì tìm cách gây cười, hãy giữ giọng văn rõ ràng, mạch lạc để truyền tải thông tin một cách hiệu quả.

Trình bày email một cách khoa học

Cấu trúc email nên chia thành nhiều đoạn ngắn, mỗi đoạn khoảng 2-3 câu. Tránh viết dính liền một khối dài.

Những phần quan trọng như "Về việc A", "Vấn đề cần giải quyết" nên được in đậm hoặc đánh dấu rõ ràng để người đọc dễ theo dõi.

Ngoài ra, hãy dùng gạch đầu dòng khi liệt kê, giãn dòng giữa các đoạn để email dễ đọc và dễ hiểu hơn.

Để ý sự khác biệt văn hóa khi giao tiếp qua email

Giao tiếp qua email với người nước ngoài cần chú ý đến yếu tố văn hóa. Các nền văn hóa như Nhật, Trung, Ả Rập ưa chuộng cách viết lịch sự, vòng vo.

Trong khi đó, văn hóa phương Tây như Mỹ, Đức thường thích email ngắn gọn, rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề.

Hiểu được đối tượng nhận thư sẽ giúp bạn điều chỉnh văn phong phù hợp, tránh hiểu nhầm hoặc bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp.

Viết lời chào kết và kết thúc email chuyên nghiệp

Phần kết thư không chỉ đơn giản là đóng lại nội dung, mà còn tạo dư âm về thái độ và tinh thần hợp tác của bạn.

Một lời cảm ơn trước khi kết thúc sẽ tạo cảm giác tôn trọng. Ví dụ: “Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian đọc thư này.”

Lời kết nên dùng: “Trân trọng”, “Best regards”, “Sincerely yours”... tùy mức độ thân mật và ngôn ngữ sử dụng.

Luôn đọc lại email trước khi gửi

Lỗi chính tả, sai ngữ pháp, hoặc gửi thiếu file đính kèm là những lỗi phổ biến nhưng gây mất điểm lớn.

Trước khi nhấn gửi, hãy đọc lại email ít nhất 1-2 lần. Đặc biệt kiểm tra kỹ phần tên người nhận, file đính kèm và yêu cầu hành động.

Một email không lỗi sẽ tạo ấn tượng bạn là người chỉn chu, chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Chỉ nhập địa chỉ email khi email đã sẵn sàng gửi

Nhập địa chỉ email ngay từ đầu có thể khiến bạn lỡ tay nhấn “Send” khi thư còn chưa hoàn thiện.

Hãy soạn xong nội dung, kiểm tra chính tả, tệp đính kèm... rồi mới nhập địa chỉ người nhận ở bước cuối cùng.

Thói quen này giúp tránh gửi nhầm, đảm bảo email khi gửi đi luôn đạt chuẩn.

>>> Xem thêm: Cách viết nội dung fanpage thu hút và đạt hiệu quả cao

Mẫu cấu trúc áp dụng nguyên tắc viết email chuẩn trong các tình huống cụ thể

Mẫu email lần đầu liên hệ đối tác hoặc ứng tuyển

• Tiêu đề: Về việc ký kết hợp đồng hợp tác giữa Công ty A và Công ty B
• Lời chào: Kính gửi chị Linh,
• Giới thiệu: Em là Nguyễn Văn A đến từ Công ty ABC. Em được anh Tuấn giới thiệu liên hệ với chị về việc hợp tác chiến dịch quảng cáo.
• Nội dung chính: Về việc A..., Về vấn đề B..., Mong chị gửi em thông tin để hoàn thiện hợp đồng trước ngày 10/3...
• Kết thư: Cảm ơn chị. Mong sớm nhận được phản hồi. Trân trọng!

Mẫu email phản hồi chuyên nghiệp

• Chào mở đầu: Gửi chị Lan,
• Nội dung: Cảm ơn chị đã gửi thông tin. Về các vấn đề chị nêu, em xin phản hồi như sau: 1)... 2)...
• Hành động tiếp theo: Để hoàn thiện tài liệu, mong chị phản hồi giúp em các điểm sau... Em sẽ tổng hợp và gửi lại bản cuối cùng.
• Kết thư: Trân trọng cảm ơn.

Mẫu email follow-up khi chưa nhận được phản hồi

• Lời chào: Chào chị Hoa,
• Lời nhắc nhẹ: Em gửi email này để follow-up về nội dung hợp tác bên em đã gửi hôm 20/2.
• Hành động: Mong chị phản hồi giúp em trước ngày 5/3 để bên em có thể tiến hành các bước tiếp theo.
• Đính kèm: File đính kèm là bản đề xuất chi tiết. Email trước em đã forward phía dưới.
• Kết thư: Cảm ơn chị. Trân trọng!

​>>> Xem thêm: Bí quyết nghiên cứu từ khóa

Áp dụng nguyên tắc viết email để kiểm tra lại nội dung trước khi gửi đi

• Email có tiêu đề rõ ràng, đúng định dạng yêu cầu chưa?
• Tên người nhận có viết đúng chính tả không?
• Nội dung email đã rõ ràng, chia đoạn hợp lý?
• File đính kèm đã đủ và đúng nội dung chưa?
• Còn lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp nào không?
• Đã thể hiện rõ hành động mong muốn từ người nhận?
• Nếu gửi cho nhiều người, có ai bị quên cc/bcc không?
• Đã đọc lại email ít nhất một lần trước khi gửi?

Viết email tưởng chừng đơn giản nhưng lại là một nghệ thuật cần sự tỉ mỉ và chuyên nghiệp. Áp dụng đúng nguyên tắc viết email sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả giao tiếp, tạo ấn tượng tốt và thúc đẩy hợp tác trong công việc.

Hy vọng bài viết đã mang lại cho bạn kiến thức thực tiễn, dễ áp dụng trong mọi hoàn cảnh. Đừng quên lưu lại checklist cuối bài và vận dụng 11 nguyên tắc để mỗi email bạn gửi đi đều chỉn chu, chuyên nghiệp và đạt được mục tiêu mong muốn.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách lập fanpage cho doanh nghiệp